【メール作成30秒】「お疲れ様です」で悩まない！テンプレート活用術
「お疲れ様です。〇〇の△△です。標記の件につきまして…」
メールを書くたびに、同じような挨拶や定型文をゼロから打ち込んでいませんか？
「お疲れ様です。〇〇の△△です。標記の件につきまして…」
メールを書くたびに、同じような挨拶や定型文をゼロから打ち込んでいませんか？
以前に「単語登録」の活用についてお話ししましたが、文章がさらに長くなる場合は、メールソフトの「テンプレート機能」が最強の味方になります。
1. テンプレート機能（定型句）とは？
単語登録は数行の短い文章に向いていますが、テンプレート機能は「件名から署名まで、メール一通丸ごと」を保存しておける機能です。
2. 主要なメールソフトでの設定方法
お使いのメールソフトに合わせて、以下の手順で設定してみましょう。
💻 Outlookの場合（クイックパーツ）
- 新しくメールを作成し、よく使う文章を入力します。
- その文章をマウスで選択し、「挿入」タブ ＞ 「クイックパーツ」 ＞ 「選択範囲をクイックパーツギャラリーに保存」をクリック。
- 次回からは「クイックパーツ」から選ぶだけで、一瞬で文章が入力されます。
✉️ Gmailの場合（テンプレート機能）
- 設定（歯車アイコン） ＞ 「すべての設定を表示」 ＞ 「詳細」タブ で「テンプレート」を「有効にする」にします。
- メール作成画面で文章を書き、右下の三点リーダー（縦の…） ＞ 「テンプレート」 ＞ 「下書きをテンプレートとして保存」をクリック。
- 次回からは同じ三点リーダーから、いつでも下書きを呼び出せます。
3. こんなテンプレートを用意しておこう
まずは以下のような、決まりきった構成のメールからテンプレート化するのがおすすめです。
- 日報・週報： 項目が決まっているものは、報告の枠組み（フォーマット）だけ保存！
- 会議の案内： 日時・場所・議題のフォーマットをそのまま保存！
- 社外への依頼： 「お世話になっております」から始まる丁寧な基本文章を保存！
まとめ：構成を考える時間をゼロにする
メールは「書く」ことよりも、要件を「送る」ことが目的です。テンプレートを活用して、浮いた時間をもっとクリエイティブな仕事に使いましょう！
小さな効率化が、未来のあなたの時間を作ります。ぜひ、今日から試してみてくださいね。
■ 経営者のみなさまへ
経営者の方でお悩みがある方は、ご相談いただけると非常に嬉しいです。
では、次回のブログでお会いしましょう！
税理士事務所WATT 島田